Tels que modifiés en janvier 2006

NOTE : Les règlements généraux sont ici reproduits pour des raisons de commodité. Le document officiel des règlements généraux est détenu par le conseil d’administration et devrait être consulté en tant que version officielle. Le générique féminin n’est utilisé ici sans aucune discrimination et uniquement pour alléger le texte.

Chapitre I : Nom

1.01   Le nom de la présente corporation est Canadian Nursing Students' Association/Association des étudiant(e)s infirmier(ère)s du Canada.

 

Chapitre II : Sceau

2.01 Le sceau, tel qu’il a été imprimé dans la marge du présent document, est le sceau de l’association.

 

Chapitre III : Siège social

3.01 Le siège social de l’association est sis en la ville d’Ottawa, province de l’Ontario.

 

Chapitre IV : Membres de l’AEIC

4.01 Membre de section : Une association étudiante d’une école de sciences infirmières ou de soins infirmiers, dont la demande d’adhésion a été approuvée par le conseil d’administration, et dont la cotisation a été payée, devient une section. Les étudiantes faisant partie d’une telle association deviennent alors des membres de section. Une école qui enseigne la profession infirmière est une école au Canada qui a un program infirmier(ère) auquel, à la fin du program, les gradués sont admissibles a écrire un des examens suivant :

 

a) l’examen d’autorisation infirmier(ère) de la division des examens de l’Association des infirmières et infirmiers du Canada (DEAIIC) ou dont les études conduisent à l’obtention d’un baccalauréat en sciences infirmières ou un diplôme en soins infirmier(ère)s équivalent ;

 b) l’examen d’autorisation du Conseil Canadien de réglementation des soins infirmiers auxiliaires ou dont les études conduisent à un diplôme d’infirmier(ère) auxiliaire reconnu et/ou un certificat reconnu;

 c) l’examen d’autorisation canadien des infirmier(ère)s psychiatrique autorisé(e)s ou dont les études conduisent à un diplôme d’infirmier(ère) psychiatrique autorisé(e) reconnu et/ou un baccalauréat d’infirmier(ère) psychiatrique autorisé(e).

Une école qui enseigne la profession infirmière avec plus d’un site d’enseignement ou plus d’un campus peut appliquer au conseil d’administration entant que différente section.

 

4.02 Membre individuelle : Toute étudiante en sciences infirmières ou en soins infirmiers, dont l’association étudiante est une section, qui est membre étudiante en règle de l’organisme de régulation de sa jurisdiction provinciale/territoriale, et dont la cotisation individuelle a été payée OU toute étudiante qui est membre à distance, qui est membre étudiante en règle de l’organisme de régulation de sa jurisdiction provinciale/territoriale, et dont la cotisation individuelle a été payée. Cette cotisation supplémentaire inclut l’adhésion à l’Association des infirmières et infirmiers du Canada.

4.03 Membre à distance : Toute étudiante en sciences infirmières ou en soins infirmiers, qui n’est pas actuellement inscrite dans une école-section, dont la demande d’adhésion a été approuvée par le conseil d’administration, devient membre à distance de l’association.

4.04 Membre continue (anciennes membres) : Toute ancienne membre régulière démontrant un intérêt continu pour l’association, dont la demande d’adhésion a été acceptée par le conseil d’administration, devient membre continue de l’association.

4.05 Membre à vie : Toute ancienne membre régulière, que le conseil d’administration choisit d’honorer pour services notables rendus et contribution exceptionnelle à l’association, devient membre à vie de l’association.

4.06 Membre honoraire : Toute individue qui n’a jamais été membre de l’association, que les membres, lors d’une assemblée annuelle et sur recommandation du conseil d’administration, choisissent d’honorer pour services notables rendus et contribution exceptionnelle à l’association, devient membre honoraire.

4.07 Membre affiliée : Toute organisation ou personne morale, dont la demande d’adhésion a été approuvée par le conseil d’administration, devient membre affiliée.

4.08 Régions : Les membres sont regroupés en régions selon leurs emplacements géographiques respectifs. Pour les membres de section, les membres individuelles et les membres à distance, la région sera déterminée par l’emplacement géographique des écoles respectives auxquelles elles sont inscrites. Pour tous les autres types de membres, la région sera déterminée par l’emplacement géographique de leurs résidences principales respectives. La région de l’atlantique inclut toutes les membres des provinces du Nunavut, de Terre-Neuve-et-Labrador, de la Nouvelle-Écosse, du Nouveau-Brunswick et de l’Île-du-Prince-Édouard. La région du Québec inclut toutes les membres de la province de Québec. La région de l’Ontario inclut toutes les membres de la province de l’Ontario. La région des Prairies inclut toutes les membres des provinces du Manitoba et de la Saskatchewan. La région de l’Ouest inclut toutes les membres des provinces de l’Alberta et de la Colombie-Britannique, ainsi que des Territoires du Nord-Ouest et du Yukon.

4.09 Cotisation annuelle : Le montant de la cotisation annuelle pour les sections est déterminé par une résolution adoptée au cours de l’assemblée annuelle de l’association. Le montant ainsi adopté demeure en vigueur jusqu’à ce qu’une modification soit adoptée par voie de résolution au cours d’une assemblée annuelle subséquente de l’association. Les membres à vie et les membres honoraires sont dispensés de cotisation. Le conseil d’administration détermine le montant de la cotisation pour les autres catégories de membre. L’adhésion prend effet le 10 novembre et se termine le 9 novembre de l’année suivante, et ce pour tous les types d’adhésion.

4.10 Retrait: Les membres de section, telles que définies au point 4.01, ne peuvent se retirer de l’association. Toute autre membre peut se retirer de l’association en envoyant par écrit, dûment signée, sa décision à l’administratrice des ressources.

4.11 Révocation : Toute section, membre individuelle, membre à distance, membre continue ou membre affiliée qui n’a pas acquitté la moitié du montant de sa cotisation annuelle avant la conférence régionale de sa région ou dont la cotisation annuelle à l’association n’a pas été complètement acquittée avant le début de l’assemblée annuelle de l’association, sera suspendue jusqu’à ce que ladite cotisation ait été entièrement payée. L’adhésion à l’association sera automatiquement révoquée si la cotisation entière de la membre n’a pas été reçue avant la fin de l’année fiscale de la corporation. Une adhésion peut également être révoquée par un vote à la majorité des deux tiers (2/3) des déléguées votantes, lors d’une réunion de l’association. Les membres à vie et honoraires peuvent aussi voir leur adhésion révoquée, tel que stipulé dans les règles et réglementations.

 

Chapitre V : Les exécutifs régionaux

5.01 Pouvoir : Chaque région a un exécutif régional, chargé de conseiller le conseil d’administration et de déterminer les politiques pour les affaires qui ne concernent que cette région.

5.02 Composition de l’exécutif régional : L’exécutif régional est composé d’ :

a) Une déléguée officielle pour chaque section, qui est une membre de section, une membre individuelle, ou une membre à distance élue démocratiquement par la section selon une méthode déterminée par la section.
b) Une déléguée associée pour chaque section, qui est une membre de section, une membre individuelle, ou une membre à distance élue démocratiquement par la section selon une méthode déterminée par la section.
c) Une directrice régionale, qui est une membre de section, une membre individuelle, ou une membre à distance de la région concernée, élue au cours du congrès national par les sections en règle de ladite région.

5.03 Réunions :

a) Calendrier des réunions et avis de convocation : Les réunions de chaque exécutif régional doivent coïncider avec la tenue des congrès régionaux respectifs de chaque région et avec la tenue du congrès national annuel. Des réunions supplémentaires peuvent être convoquées à discrétion par décision de cinquante pour cent (50 %) de l’exécutif régional.
b) Présidence : La directrice régionale doit normalement présider les réunions de l’exécutif régional. La directrice régionale peut déléguer ce rôle à toute autre membre de l’exécutif régional. Toute membre de l’exécutif régional peut présider, suite à un vote à la majorité des deux tiers du conseil d’administration.
c) Règles de procédure : Les réunions de l’exécutif régional sont régies par la dernière édition du «Robert's Rules of Order ». L’exécutif régional peut surseoir à toute règle de procédure par le biais d’un vote à la majorité des deux tiers.

d) Vote : La déléguée officielle de chacune des sections en règle a le droit de vote aux réunions de l’exécutif régional. La déléguée associée d’une section en règle peut exercer un vote par procuration en l’absence de la déléguée officielle. En cas d’égalité des voix, la directrice régionale dispose d’une voix prépondérante.

e) L’élection de la directrice régionale se fait par scrutin secret. La candidate recevant le plus grand nombre de votes est déclarée élue. Dans le cas où deux candidates ou plus reçoivent le même nombre de votes et où ce nombre est plus élevé que celui reçu par les autres candidates, la présente directrice régionale devra tenir un deuxième tour de scrutin contenant seulement les noms des candidates ayant le même nombre de votes (nombre plus élevé que celui reçu par les autres candidates) et un scrutin de ballotage devra donc être tenu.

f) Quorum : Le quorum de toutes les réunions régionales est constitué de la moitié plus un des sections en règle de cette région.

5.04 Rémunération des membres de l’exécutif régional : Les membres de l’exécutif régional siègent en cette qualité sans aucune rémunération et aucune membre de l’exécutif régional ne recevra, directement ou indirectement, quelque bénéfice ou profit que ce soit découlant de son poste au sein de l’exécutif régional.

5.05 Durée du mandat : La durée du mandat des déléguées officielles et des déléguées associées est déterminée par chaque section. La durée du mandat de la directrice régionale est conforme à celle mentionnée à la section des présents règlements généraux, intitulée «Le conseil d’administration».

5.06 Toutes les membres de l’association, régulières ou spéciales, ont le droit d’assister aux réunions régionales, durant lesquelles elles ont un statut d’observatrices.

 

Chapitre VI: Le conseil d’administration

6.01 Pouvoirs : Le conseil d’administration gère les affaires de l’association. Le conseil est responsable de la gestion des affaires suivantes et a l’autorité pour:

a) établir les politiques de l’association;

b) s’assurer d’une mise en application satisfaisante des politiques de l’association;
c) gérer les finances et les actifs de l’association;
d) au moment de l’assemblée annuelle, faire rapport à l’association sur toutes les affaires transigées depuis l’assemblée annuelle précédente;
e) prendre toutes les décisions et les mesures nécessaires pour remplir la mission de l’association;
f) rendre honneur à toute membre s’étant démarquée par des contributions exceptionnelles à l’association;
g) nommer l’administratrice des ressources et déléguer les charges et les pouvoirs nécessaires à la mise en application des politiques de l’association.

6.02 Composition : Le conseil d’administration est composé de :

a) la présidente;
b) la vice-présidente, éducation inter/intra-professionnelle et recherche;
c) la directrice des communications;
d) la directrice des publications et promotions;
e) la directrice du congrès national;
f) les directrices régionales de chacune des régions de l’association;

g) la directrice du bilinguisme et de la traduction;

h) l’administratrice des ressources (membre d’office, non votant);

i) la représentante nommée de l’Association canadienne des écoles en sciences infirmières (membre d’office, non votant).

6.03 Réunions :
a) Calendrier des réunions et avis de convocation : Les réunions du conseil d’administration doivent être tenues au moins trois fois par année : au printemps, en automne et la dernière précédant le congrès national. Les dirigeantes de l’association déterminent l’endroit où sont tenues les réunions, le tout à coûts raisonnables, tels qu’établis par les dirigeantes de l’association. Un avis de convocation doit être envoyé par la présidente et parvenir à chaque administratrice au moins trente jours à l’avance. Les dirigeantes de l’association peuvent convoquer des réunions supplémentaires du conseil d’administration. Cependant, ces réunions n’ont pas à être des réunions physiques et peuvent être tenues grâce à l’utilisation de toute forme de communication jugée nécessaire, telle que convenue par les administratrices. Toutes les réunions du conseil d’administration doivent avoir lieu en territoire canadien.
b) La présidence : La présidente doit normalement présider toutes les réunions du conseil d’administration. La présidente peut déléguer ce rôle à toute autre administratrice. Toute administratrice peut présider, suite à un vote à la majorité des deux tiers du conseil d’administration.

c) Règles de procédure : Les réunions du conseil d’administration sont régies par la dernière édition du «Robert's Rules of Order». Le conseil d’administration peut surseoir à toute règle de procédure par le biais d’un vote à la majorité des deux tiers.
d) Vote : Toutes les membres en règle du conseil d’administration ont un droit de vote au cours des réunions du conseil. La présidente de la réunion ne doit exercer son droit de vote que s’il y a égalité des voix (voix prépondérante). Dans le cas où le conseil d’administration doit voter pendant une téléconférence, la présidente de la réunion doit exiger de chaque membre votante qu’elle décline verbalement ses nom et position, suivis de son vote sur le sujet.
e) Quorum : Le quorum d’une réunion du conseil d’administration est constitué de la moitié dudit conseil.

6.04 Rémunération des administratrices: Les administratrices siègent en cette qualité sans aucune rémunération et aucune administratrice ne recevra, directement ou indirectement, quelque bénéfice ou profit que ce soit découlant de son poste au sein du conseil d’administration. Les dépenses encourues par une administratrice dans le cadre de ses fonctions lui sont remboursées, sous réserve du respect des règles et réglementations de l’association.

6.05 Nomination et élection au conseil d’administration : La nomination et l’élection des membres du conseil d’administration ont lieu annuellement dans le cadre du congrès national de l’association. Les directrices régionales sont élues en conformité avec la section des présents règlements généraux intitulée «Les exécutifs régionaux ».
a) Nominations : Afin d’être admissible à poser sa candidature en vue d’une élection, une individue doit être membre régulière de l’association et avoir été nominée par au moins deux autres membres régulières de l’association. Une membre ne peut être nominée qu’à une seule position au sein du conseil d’administration.
b) Vote : seules les déléguées officielles de chaque section en règle ou leurs mandataires ont un droit de vote au moment de l’élection du conseil d’administration. L’élection du conseil d’administration est tenue par scrutin secret. La candidate qui récolte le plus grand nombre de votes est déclarée élue. Dans le cas où deux candidates ou plus reçoivent le même nombre de votes et où ce nombre est plus élevé que celui reçu par les autres candidates, la présente présidente devra tenir un deuxième tour de scrutin contenant seulement les noms des candidates ayant le même nombre de votes (nombre plus élevé que celui reçu par les autres candidates) et un scrutin de ballotage devra donc être tenu. La section hôte élue doit nommer la directrice du congrès national et le conseil d’administration de l’Association canadienne des écoles en sciences infirmières (ACÉSI) doit nommer la représentante de l’ACÉSI.

6.06 Durée du mandat : La durée du mandat de toutes les membres du conseil d’administration est fixée à un an, du 1er avril au 31 mars. Une administratrice peut être réélue pour des mandats subséquents. Le conseil d’administration entrant, élu durant le congrès national de l’association, se voit donné le titre de conseil d’administration désigné, respectivement selon les différentes positions, jusqu’à ce que le mandat du conseil d’administration sortant se termine, auquel moment le conseil d’administration désigné commence son mandat. Les titres officiels sont utilisés à partir du 1^er avril.

6.07 Révocation des membres du conseil d’administration : Le mandat d’une administratrice doit se terminer automatiquement et elle doit en être informée par une lettre signée par une dirigeante de l’association dans les cas suivants :
a) si elle a mis fin à son mandat en remettant une lettre de démission officielle à la présidente de l’association;
b) si elle est déclarée inapte par la Cour;
c) s’il est décidé, par vote à la majorité des deux tiers du conseil d’administration, qu’il est dans l’intérêt de l’association que le mandat soit terminé;
d) si un vote à la majorité des deux tiers des délégués est fait au cours d’une réunion de l’association;
e) en cas de décès.

6.08 Postes vacants : Dans le cas d’une vacance au poste de présidente, la vice-présidente devient présidente et son poste devient vacant. Dans le cas d’une vacance à tout autre poste au sein du conseil d’administration, ledit conseil a le pouvoir de nommer une membre qui serait admissible à poser sa candidature à ce poste au cours d’élections.

6.09 Toutes les membres de l’association, régulières ou spéciales, ont le droit d’assister aux réunions du conseil d’administration, durant lesquelles elles ont un statut d’observatrices.

 

Chapitre VII : Le comité exécutif

7.01 Pouvoirs et fonctions : Le comité exécutif a le pouvoir de gérer et de surveiller les affaires de l’association entre les réunions du conseil d’administration, sous réserve de la Loi sur les Corporations canadiennes, des règlements généraux de l’association, et des restrictions et limitations imposées par le conseil d’administration. Les dirigeantes n’auront pas le pouvoir de modifier les politiques et les règlements de l’association ni d’encourir des dépenses extraordinaires.

7.02 Composition: Le comité exécutif de l’association est composé des dirigeantes suivantes :
a) la présidente;
b la vice-présidente, éducation inter/intra-professionnelle et recherche;

c) la directrice des communications;
d) l’administratrice des ressources (membre d’office, non-votant);
et toutes autres dirigeantes que le conseil pourrait nommer par un vote à la majorité des deux tiers, en autant qu’il n’y ait que trois dirigeantes votantes.

7.03 En plus des responsabilités que pourraient lui confier le conseil d’administration, l’administratrice des ressources devra agir comme trésorière de l’association et partagera la procuration de signature avec la présidente et la vice-présidente.

7.04 Réunions : Il n’est pas nécessaire que le comité exécutif tienne des réunions formelles pour exercer les pouvoirs qui lui sont confiés ci-dessus. L’accord de deux des trois dirigeantes votantes sur une question constitue une décision du comité exécutif.

7.05 Nomination de l’administratrice des ressources : Le conseil d’administration nomme l’administratrice des ressources.

7.06 Durée du mandat de l’administratrice des ressources : La durée du mandat de l’administratrice des ressources est d’un an, du 1er avril au 31 mars. Le conseil d’administration peut renouveler le mandat de l’administratrice des ressources.

7.07 Révocation du poste de dirigeante : Le poste de dirigeante peut être révoquée à toute dirigeante de l’association par un vote à la majorité des deux tiers du conseil d’administration, tenu lors d’une réunion du conseil d’administration.

7.08 Rémunération des dirigeantes : Les dirigeantes siègent en cette qualité sans aucune rémunération et aucune dirigeante ne recevra, directement ou indirectement, quelque bénéfice ou profit que ce soit découlant de son poste au sein du comité exécutif. Les dépenses encourues par une dirigeante dans le cadre de ses fonctions lui sont remboursées, sous réserve du respect des règles et réglementations de l’association.

 

Chapitre VIII : Les assemblées de l’association

8.01 Assemblée annuelle: Une assemblée générale annuelle concernant la gestion de l’association doit être tenue au moment et à l’endroit au Canada déterminés lors de l’assemblée générale annuelle précédente.

8.02 Assemblées extraordinaires : Une assemblée générale extraordinaire de l’association peut être tenue au moment et à l’endroit au Canada déterminés par le conseil d’administration. Si au moins la moitié des déléguées officielles des sections en règle sont d’accord, l’assemblée nationale peut exiger du conseil d’administration qu’il convoque une assemblée générale extraordinaire en remplissant auprès de la présidente une demande écrite à cet effet.

8.03 Convocation aux assemblées : Un avis de convocation à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire doit être envoyé par le conseil d’administration au moins quatre-vingt-dix

 jours avant la tenue d’une assemblée. L’avis de convocation au congrès national tient lieu d’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle.

8.04 Présidence de l’assemblée : La présidente doit normalement présider toutes les assemblées de l’association. La présidente peut déléguer ce rôle à toute autre membre du conseil d’administration. Toute membre de l’association peut présider, suite à un vote à la majorité des deux tiers des déléguées officielles des sections en règle.

8.05 Règles de procédure : Les assemblées de l’association sont régies par la dernière édition du « Robert's Rules of Order ». Les déléguées officielles des sections en règle peuvent surseoir à toute règle de procédure par le biais d’un vote à la majorité des deux tiers.

8.06 Corps électoral : Le corps électoral de chacune des assemblées de l’association est composé des déléguées officielles des sections en règle ou des déléguées associées des sections en règle en absence des déléguées officielles de ces sections. Chaque section a droit à un vote. En cas d’égalité des voix, la présidente d’assemblée dispose d’une voix prépondérante.

8.07 Vote : Le vote peut être pris à main levée ou au moyen d’un appareil à enregistrement électronique. Chaque déléguée votante peut exiger la tenue d’un scrutin en tout temps avant qu’un vote ne soit fait sur une motion ou une résolution. Dans le cas d’une telle demande, le vote sera effectué par scrutin secret ou au moyen d’un appareil à enregistrement électronique qui protège la confidentialité des votantes. Lorsqu’un vote est fait à main levée ou au moyen d’un appareil à enregistrement électronique, la présidente d’assemblée rend compte des résultats et, avec l’aide de scrutatrices si elle le juge nécessaire, fait le décompte des votes, qui constitura alors le résultat final. Si le vote a été fait par scrutin secret ou au moyen d’un appareil à enregistrement électronique qui protège la confidentialité des votantes, les bulletins de vote doivent être confiés aux scrutatrices qui remettront le résultat par écrit à la présidente, qui en fera ensuite part à l’assemblée sur-le-champ.

8.08 Règles et réglementations additionnelles concernant le vote : Le conseil d’administration peut établir toutes règles et réglementations additionnelles concernant le vote et prendre tous les arrangements nécessaires afin de mettre en œuvre ces règles et réglementations, en autant que ces règles et réglementations n’entrent pas en conflit avec les présents règlements généraux.

8.09 Quorum : Le quorum aux assemblées générales annuelles ou extraordinaires de l’association est constitué de la moitié des déléguées officielles ou associées des sections en règle.

8.10 Toutes les membres de l’association, régulières ou spéciales, ont le droit d’assister aux assemblées de l’association, durant lesquelles elles ont un statut d’observatrices.

 

Chapitre IX : Les comités

9.01 Comités permanents : Les comités permanents de l’association sont :

a) Le comité de gouvernance : Le but du comité de gouvernance est de fournir au conseil d’administration des recommandations concernant les documents de gouvernance de l’association. Le conseil d’administration nomme les membres de ce comité, ainsi que sa présidente.

b) Le comité de la traduction et du bilinguisme: Le but du comité de la traduction et du bilinguisme est de fournir au conseil d’administration des recommandations concernant la traduction des documents et de soutenir l’engagement de l’association d’être une association bilingue. Ceci inclut le devoir de fournir des traductions françaises et anglaises aux exécutifs régionaux lorsque cela est nécessaire et financièrement possible. Le conseil d’administration nomme les membres de ce comité. La présidente de ce comité est la directrice du bilinguisme et de la traduction.

c)Le comité des nominations et des élections : La fonction de ce comité est de gérer les nominations et les élections des candidats au conseil d’administration. Le comité peut établir toutes règles et réglementations concernant les nominations et les élections et prendre tous les arrangements nécessaires afin de mettre en œuvre ces règles et réglementations, en autant que ces règles et réglementations n’entrent pas en conflit avec les présents règlements généraux ainsi qu’avec les restrictions et limitations imposées par le conseil d’administration. Ce comité est composé des membres du conseil d’administration qui ne sont nominées à aucun poste durant les élections à venir et de toute autre membre de l’association nommée par le conseil d’administration. La présidente du comité est l’une des membres du comité.

d) Le comité exécutif : Le comité exécutif a le pouvoir de gérer et de surveiller les affaires de l’association entre les réunions du conseil d’administration, sous réserve de la Loi sur les Corporations canadiennes, des règlements généraux de l’association, et des restrictions et limitations imposées par le conseil d’administration. Les dirigeantes n’auront pas le pouvoir de modifier les politiques et les règlements de l’association ni d’encourir des dépenses extraordinaires. Les articles du chapitre VII des présents règlements généraux lient le comité exécutif. La présidente de l’association est la présidente du comité.

e) Le comité de médiation du conseil d’administration : La raison d’être du comité de médiation du conseil d’administration est d’entendre et résoudre de possibles conflits entre les administratrices, ainsi que de possibles inquiétudes à propos des administratrices, venant de l’administratrice des ressources, des administratrices votantes et des membres de l’AEIC. Le comité est composé de deux dirigeantes votantes de l’association, une conseillère légale si requis, et un maximum de deux membres du conseil d’administration. La présidente du comité de médiation du conseil d’administration est normalement la présidente de l’association. Le conseil d’administration est amené à nommer, parmis le conseil d’administration, des membres de remplacement libres de servir le comité de médiation en tant que membres et/ou présidente, quand une dirigeante ou une administratrice est réputée être en conflit.

f) Le comité de planification stratégique : La raison d’être du comité de planification stratégique est de faire en sorte que l’association soit adéquatement préparée à remplir sa mission et objectifs, à moyen et à long terme. La présidente et les membres du comité sont nommées par le conseil d’administration.

g) Le comité d’attribution des bourses : La raison d’être du comité d’attribution des bourses est d’assister la VPEIR dans la sélection des boursières. Le conseil d’administration nomme les membres du comité, qui sont normalement la présidente, la vice-présidente et l’administratrice des ressources. La vice-présidente est la présidente du comité.

h) Le comité de planification du congrès national : La raison d’être du comité de planification du congrès national est d’assister la directrice du congrès national dans la planification et la coordination du congrès national. La directrice du congrès national nomme les membres du comité et est la présidente du comité.

9.02 Comités ad hoc : Des comités ad hoc peuvent être formés en tout temps par des membres de l’association en autant que ces comités soient reconnus par les dirigeantes ou le conseil d’administration.

9.03 La durée des mandats des membres des comités : La durée des mandats des membres des comités est d’un an ou telle que déterminée par le conseil d’administration.

9.04 Révocation d’une membre de comité : Une membre d’un comité peut être destituée de ses fonctions par un vote à la majorité des deux tiers du conseil d’administration ou des membres du comité duquel elle fait partie. Une membre d’un comité peut démissionner en faisant parvenir une lettre de démission à la présidente du comité.

9.05 Rémunération des membres des comités : Les membres des comités exercent leurs fonctions sans aucune rémunération et aucun d’entre elles ne recevra, directement ou indirectement, quelque bénéfice ou profit que ce soit découlant de ces fonctions.

9.06 Rapports de comités : Chaque présidente d’un comité permanent ou d’un comité ad hoc de l’association doit remettre un rapport écrit standard à chaque réunion du conseil d’administration. Le rapport inclut, mais n’est pas limité à :

                a) une liste des dates des réunions du comité;

                b) une liste des présences pour chaque réunion du comité;

                c) un résumé des objectifs (tâches) du comité;

                d) un résumé des actions qui ont été prises afn d’atteindre ces objectifs (tâches);

                e) un résumé des impacts/résultats de ces actions;

                f) toute proposition ou recommendation pour le conseil d’administration.

 

Part X: Finances

10.01 Exercice financier : L’exercice financier de l’association est du 1er avril au 31 mars.

10.02 Vérificatrices : Une ou plusieurs vérificatrices doivent être désignées à chaque assemblée générale annuelle de l’association. Si le poste de vérificatrice devient vacant, le conseil d’administration désigne une autre vérificatrice. La vérification annuelle des livres de l’association doit être réalisée le plus tôt possible après la fin de l’exercice financier et le rapport des véricatrices doit être présenté lors de l’assemblée générale annuelle suivante. La vérificatrice est une comptable professionnelle, si financièrement viable.

 

Part XI: Signature et certification des documents

11.01 Tous contrats, documents ou actes juridiques écrits exigeant la signature de l’association doivent être signés par deux dirigeantes de l’association. Le sceau de l’association est conservé par l’administratrice des ressources et peut être apposé, au besoin, sur des contrats, documents et actes juridiques écrits signés de la manière ci-dessus.

 

Part XII: Règles et réglementations 12.01 Le conseil d’administration, lors de la tenue d’une de ses réunions, ou les membres de l’association lors d’une assemblée générale annuelle, peuvent établir des règles et réglementations concernant la gestion de l’association, en autant que ces règles et réglementations ne soient pas incompatibles avec les présents règlements généraux ou avec les règles et réglementations déjà existantes, par un vote à la majorité des deux tiers du conseil d’administration lors de la tenue de l’une de ses réunions ou par un vote à la majorité des deux tiers des membres de l’association lors d’une assemblée générale annuelle. Est également assujettie à cette procédure, l’adoption de tout formulaire officiel utilisé pour la gestion de l’association.

12.02 De telles règles et réglementations lieront l’association et le conseil d’administration jusqu’à ce qu’elles soient modifiées ou abrogées par un vote à la majorité des deux tiers du conseil d’administration lors de l’une de ses réunions ou par un vote à la majorité des deux tiers des membres de l’association lors d’une assemblée générale annuelle.

12.03 Les membres de l’association, lors d’une assemblée générale annuelle, peuvent empêcher la modification ou l’abrogation d’une politique ou d’une procédure par le conseil d’administration, en mentionnant cette décision dans l’énoncé de la politique ou de la procédure.

12.04 Toute politique ou procédure adoptée doit être datée, et le mode d’approbation, soit par le conseil d’administration, soit par les membres de l’association lors d’une assemblée générale annuelle, doit être indiqué. Pour tout document imprimé, ces informations doivent apparaître sur chaque page de la politique ou procédure. Ces informations doivent apparaître clairement au début de tout document électronique.

12.05 Toutes les déléguées officielles des sections doivent être informées des changements aux politiques et procédures adoptés par le conseil d’admistration à la première occasion possible, mais au plus tard lors de l’assemblée genérale annuelle de l’association qui suit la réunion du conseil d’administration durant laquelle la décision a été prise.

12.06 Toutes les politiques et procédures, ainsi que les références pertinentes doivent être contenues dans un ouvrage intitulé «Manuel des règles, réglementations et de référence». Ce manuel doit être remis à chacune des membres du conseil d’administration et à toutes les déléguées officielles des sections, et mis à jour par l’administratrice des ressources.

 

Part XIII: Modification des règlements généraux 13.01 Les règlements de l’association qui ne sont pas contenus dans les lettres patentes peuvent être abrogés ou modifiés par voie d'un règlement édicté par un vote affirmatif à la majorité des deux tiers des membres de l’association lors d'une assemblée générale, à condition que l'abrogation ou la modification d'un tel règlement n'entre pas en vigueur avant l'approbation du Ministre de l'Industrie.

 

Part XIV: Indemnisation des administratrices et autres

14.01 Toute administratrice ou dirigeante de l'association ou toute personne qui a assumé ou est sur le point d’assumer des responsabilités au nom de l’association ou des entitées juridiques qu’elle contrôle, leurs héritiers, exécuteurs et administrateurs, de leur succession ou de leurs biens, de temps à autre et en tout temps, doivent être indemnisées ou remboursées à même les fonds de l'association, respectivement, :

a) de tous frais, coûts ou toutes dépenses engagés ou encourus par cette administratrice, dirigeante, ou autre personne, dans la poursuite de toute action, toute procédure ou tout recours, dans laquelle elle est engagée relativement à une action, un acte translatif ou une affaire exécuté(e) ou permis par elle ou accompli(e) dans l'exercice de ses fonctions ou dans l’accomplissement de ses responsabilités;

b) de tous les autres frais, coûts ou dépenses engagés ou encourus par elle relativement aux affaires de l'association telles que mentionnées ci-haut, sauf si ces frais, coûts ou dépenses résultent de sa grossière négligence, de son omission volontaire ou d’un acte frauduleux.